VCS Privacy Statement

VCS Automatisering is een ICT- en zakelijke dienstverlener die zich richt op de zakelijke markt. Diensten die VCS Automatisering onder andere aanbiedt zijn: automatisering, detachering, telecom en hosting. Bij het aanbieden van deze diensten worden gegevens verwerkt. Het verwerken van deze gegevens is meestal (technisch) noodzakelijk om onze dienstverlening mogelijk te maken. In de privacyverklaring wordt toegelicht hoe VCS Automatisering omgaat met de gegevens die zij in bezit heeft. Daarnaast kunt u lezen welke gegevens wij waarom verwerken en welke rechten u heeft.

Wie er verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens:

VCS Automatisering biedt alleen zakelijke dienstverlening aan. Dit betekent dat VCS Automatisering alleen automatiseringsdiensten aan bedrijven levert. In veel gevallen is het bedrijf waar u werkzaam bent verantwoordelijk voor het gebruik van uw gegevens. Wij hebben onderling afspraken gemaakt over een zorgvuldige omgang met uw data. Meer informatie over deze afspraken kunt opvragen bij uw werkgever.

Welke persoonsgegevens VCS Automatisering verwerkt:

In deze paragraaf vindt u per dienst een overzicht van de gegevens die worden gebruikt. Een toelichting per kolom:

  1. Type dienst: voor welke dienst gegevens worden gebruikt. De kolom ‘Algemeen’ bevat gegevens die voor meerdere diensten worden gebruikt of die niet voor een dienst worden verwerkt.
  2. Type gegevens: welke gegevens worden verwerkt.
  3. Bewaartermijnen: hoe lang de gegevens worden bewaard.
  4. Verantwoordelijke: wie verantwoordelijk is voor de gegevens. Met ‘opdrachtgevende partij’ wordt de organisatie bedoeld aan wie wij onze diensten leveren en waarvan wij uw gegevens hebben ontvangen.
  5. Grond voor verwerking: op welke wettelijke basis de gegevens worden gebruikt.

Type dienst

Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond voor verwerking

Algemeen

 

Naam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon(personen) van uw organisatie.

Tot einde dienstverlening

VCS Automatisering

Uitvoering overeenkomst

Naam, telefoonnummer

en e-mailadres van medewerkers, ‘gebruikers’

ICT Systemen van uw organisatie

Tot einde dienstverlening

VCS Automatisering

Uitvoering overeenkomst

Adres waar de diensten worden geleverd.

Tot einde dienstverlening

Opdrachtgevende partij

Uitvoering overeenkomst

Bedrijfsnaam voor facturatie.

Tot einde dienstverlening

Opdrachtgevende partij

Uitvoering overeenkomst

Verkeersinformatie e-mails en telefonie in het kader van een wettelijke aftapverplichting of informatieverzoek.

Zes maanden

VCS Automatisering

Wettelijke verplichting

Informatie aangeleverd door gebruiker voor supportvragen.

Drie jaar

VCS Automatisering

Uitvoering overeenkomst

Internetverbinding

ServiceId verbinding, LineId en publiek IP-adres.

Tot einde dienstverlening

Opdrachtgevende partij

Uitvoering overeenkomst

VoIP-telefonie

IP-adres en MAC-adres toestel, naam en telefoonnummer contacten.

Tot einde dienstverlening

Opdrachtgevende partij

Uitvoering overeenkomst

Mobiele telefonie

Simkaartnummer, toestelnummer (IMEI), grensovergang-berichten en bundelnotificaties.

Tot einde dienstverlening

Opdrachtgevende partij

Uitvoering overeenkomst

VoIP en mobiel

Gebruikgegevens: met wie, waar, wanneer en hoeveel is gebeld.

Zes maanden

VCS Automatisering

Uitvoering overeenkomst

Geluidsopnames van uw gesprekken indien u deze functionaliteit afneemt.

Afhankelijk van de gebruiker

Opdrachtgevende partij

Uitvoering overeenkomst

Website en smartphone applicaties

Bezoekstatistieken, functionele en statistische cookies.

Eén jaar

VCS Automatisering

Gerechtvaardigd belang. VCS Automatisering gebruikt deze gegevens voor het verbeteren van haar websites en applicaties, om te kijken welke functionaliteiten of artikelen populair zijn en ter versterking van de beveiliging.

Website

Ingevulde gegevens contactformulier.

Eén jaar

VCS Automatisering

Uitvoering overeenkomst

Hoe de persoonsgegevens worden gebruikt:

In de eerste plaats verwerkt VCS Automatisering uw gegevens voor het leveren van diensten. Zo is het voor het leveren van een mailbox noodzakelijk uw mailadres te weten. Om u te voorzien van een mobiel abonnement moet VCS Automatisering over uw telefoonnummer beschikken.

Daarnaast gebruikt VCS Automatisering gegevens bij het oplossen van technische problemen. Ook worden uw gegevens gebruikt voor het verbeteren van de beveiliging van ons netwerk, bijvoorbeeld door het aanpassen van onze firewalls of het spamfilter. Tot slot worden uw gegevens gebruikt voor het optimaliseren van onze diensten en het verbeteren van onze website.

Met welke partijen de persoonsgegevens worden gedeeld:

Voor het leveren van bepaalde diensten maakt VCS Automatisering gebruik van derde partijen. Voor zover deze partijen bij het uitvoeren van deze diensten toegang hebben tot uw gegevens, heeft VCS Automatisering contractuele en organisatorische maatregelen getroffen zodat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden worden verwerkt. Als een leverancier zich buiten Europa[1] bevindt, dan garandeert VCS Automatisering dat de verwerking van uw gegevens met dezelfde waarborgen is omkleed als bij een verwerking door een leverancier in Europa.

VCS Automatisering is in sommige situaties verplicht uw gegevens af te staan aan de autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Ook bij het bellen naar het alarmnummer 112 is VCS Automatisering verplicht uw telefoonnummer mee te sturen.

Als u een afgeschermd telefoonnummer heeft, dan verstrekken wij uw nummer aan andere aanbieders ten behoeve van afscherming van het gebelde nummer op de nota.

Welke rechten u heeft:

Op basis van Europese privacywetgeving heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen ten aanzien van uw gegevens. In deze paragraaf staan uw rechten omschreven. Als u een of meerdere rechten wilt uitoefenen, neemt u dan contact met ons op. Dit kunt u doen door een brief te sturen naar ons adres of door een e-mail te sturen. Om uw verzoek in behandeling te kunnen nemen heeft VCS Automatisering minimaal de volgende informatie van u nodig:

  • uw volledige naam;
  • uw adres;
  • een kopie van een geldig legitimatiebewijs (let op dat u de kopie voorziet van een watermerk en het Burgerservicenummer afdekt).

Om uw rechten te kunnen waarborgen kan het in sommige gevallen noodzakelijk zijn aanvullende informatie van u te ontvangen.

Inzage in uw gegevens

U heeft het recht om te weten welke gegevens van u door VCS Automatisering worden verwerkt. U kunt een verzoek tot inzage per brief of per e-mail bij ons indienen. Onze contactgegevens vindt u onderaan deze pagina.

Correctie van uw gegevens

Als de gegevens waarover VCS Automatisering beschikt niet juist zijn dan kunt u de foutieve gegevens laten corrigeren. Neem hiervoor contact met ons op. Wij verwachten dat u in uw bericht of brief aangeeft welke gegevens onjuist zijn en hoe deze gegevens moeten worden gecorrigeerd.

Bezwaar en verwijdering van uw gegevens

In bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken de verwerking van uw gegevens te staken en deze te verwijderen. Zo’n verzoek is bijvoorbeeld mogelijk wanneer u niet langer van onze dienstverlening gebruik maakt of u ernstige bezwaren hebt tegen de verwerking van uw gegevens. Als u ernstige bezwaren heeft tegen de verwerking van uw gegevens dan verwachten wij dat u in uw verzoek aangeeft wat uw bezwaren zijn.

Beperken van verwerking

Als u uw gegevens wilt corrigeren of wilt laten verwijderen dan kunt u – gedurende de tijd dat uw aanvraag bij ons in behandeling is – de verwerking tijdelijk laten stopzetten. Ondanks een mogelijke beperking mogen wij uw gegevens blijven opslaan. Wanneer duidelijk wordt dat uw verzoek terecht is zullen wij uw verzoek uitvoeren. Is VCS Automatisering van mening dat uw verzoek ongegrond is dan zal de verwerking van uw gegevens worden hervat.

Overdracht van uw gegevens

U kunt bij ons een kopie van uw gegevens opvragen die wij in bezit hebben. De kopie betreft alleen de gegevens die wij hebben verwerkt met uw toestemming of voor het uitvoeren van uw overeenkomst met uw dienstverlener. Wij zullen de kopie aanleveren in een gangbaar bestandsformaat.

Klacht indienen bij de toezichthouder

Bent u niet tevreden over de manier waarop VCS Automatisering uw privacy waarborgt? Neem dan contact met ons op zodat wij samen een oplossing kunnen zoeken. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Intrekken van gegeven toestemming

Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw gegevens dan kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Het intrekken van toestemming kan bijvoorbeeld in het instellingenmenu van de applicatie als deze applicatie om toestemming heeft gevraagd. Het is niet nodig om VCS Automatisering een brief of e-mail te sturen met de mededeling dat u uw toestemming intrekt.

Hoe u ons kunt bereiken:

Als u vragen heeft of gebruik wil maken van uw rechten dan kunt u op verschillende manieren met ons contact opnemen.

  • Ons adres is: Ter Steeghe Ring 77, 3331 LX te Zwijndrecht
  • Van maandag t/m vrijdag tussen 08:00 en 20:00 uur zijn wij telefonisch bereikbaar op 085-4872800.
  • Voor vragen over privacy en gegevensbescherming kunt u ons mailen op privacy@vcs.nl. Voor algemene vragen kunt u contact opnemen met info@vcs.nl.
  • De heer Michel van der Sluijs is aangesteld als Privacy Officer in het kader van de avg, hij is in deze functie eveneens bereikbaar onder nummer 085-4872800 en pricacy@vcs.nl

VCS Automatisering kan de inhoud van de privacyverklaring aanpassen. Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 9 mei 2018.


[1] Buiten de Europese Economische Ruimte, ook wel ‘doorgifte naar derde landen.’